Vergaderingen zijn vereist van dag tot dag van elk bedrijf of organisatie. Op het moment van besluitvorming zijn ze de beste optie voor bazen en ondergeschikten om acties te coördineren en praktische conclusies te trekken die de verwachte resultaten garanderen.
Maar in de loop van de tijd kan de vergadering contraproductief worden omdat deze weggaat van de centrale focus van de discussie en draait rond willekeurige thema's die niets toe te voegen hebben aan het oplossen van problemen. Om dit niet te laten gebeuren, zijn enkele attitudes nodig. Bekijk tien tips om uw werkbijeenkomsten effectiever te maken.
1? Plan tijden in (en probeer ze te respecteren)
Stel een starttijd en een eindtijd in wanneer u een vergadering belt. Hierdoor kunnen de belanghebbenden correct plannen en wordt voorkomen dat de vergadering verder gaat dan nodig is. Houd bij het instellen van de tijden rekening met het te bespreken onderwerp en het aantal opgeroepen personen. Respecteer ten slotte deze tijden.
2? Vermijd onnodige vergaderingen
Als het probleem niet meer dan één persoon betreft, maar u, hoeft u geen vergadering in te stellen om het probleem op te lossen. Ga zitten met de andere betrokkenen en bespreek snel de betrokken factoren. Plan de vergadering alleen wanneer het essentieel is om ideeën op één lijn te brengen of oplossingen voor een bepaald onderwerp te ontwikkelen.
3? Stuur de agenda van tevoren naar de deelnemers
Maak een lijst met onderwerpen die tijdens de vergadering aan bod komen en stuur deze door naar de deelnemers. Dit stelt hen in staat om de debattijd voor te bereiden en te verkorten, omdat elk zijn eigen eerder doordachte ideeën zal nemen. Probeer niet aan de agenda te ontsnappen om de tijd niet te verlengen.
4 Gedraag je als een echte leider
Om dingen uit de hand te houden, moet je een constante hartslag hebben. Je hoeft niet autoritair te zijn, maar laat mensen niet afgeleid worden of wegkomen van de kernproblematiek. Anders dan dat, laat de ideeën de vrije loop zodat iedereen het meeste uit de discussie kan halen.
5? Blijf op de hoogte
Afhankelijk van het onderwerp dat wordt aangesproken, kunnen mensen zich dolblij of ontmoedigd voelen. Toch moet je kalm blijven om je geest te kalmeren of mogelijke spanningen te beheersen. Probeer elkaars gezichtspunten te begrijpen om harmonie te behouden.
6 Beheer tijd
Voorkom dat iedereen zijn zegje doet, vermijd dat slechts één persoon de tijd monopoliseert. Stel een limiet in voor elke persoon om zijn mening te geven en wenk vervolgens zachtjes dat het tijd is om andere mensen erover te laten praten.
7 Maak je klaar
U moet ook voorbereid zijn op de vergadering. Lees daarvoor de agenda in kwestie en schrijf uw belangrijkste ideeën erover op. Ga naar de vergadering met eerder geëvalueerde ideeën of oplossingen en klaar om ze te verdedigen.
8 Leer luisteren
Zelfs als u de vergaderruimte volledig bent binnengegaan, ervan overtuigd dat uw ideeën het meest geschikt zijn om problemen op te lossen of resultaten te bereiken, geeft u wat andere deelnemers de kans hebben om te zeggen. Wanneer een vergadering wordt geroepen, worden de meningen van iedereen gehoord en kan een gemeenschappelijke noemer worden bereikt: als u zelf wilt beslissen, hoeft u geen andere mensen te ontmoeten.
9 Gebruik visuals
Vermeld uw ideeën duidelijk, met behulp van dia's en andere visuele hulpmiddelen, zodat andere deelnemers ze op de beste manier kunnen zien, vooral bij het omgaan met gegevens of cijfers. Alleen spraak kan vermoeiend worden en de betrokkenen afleiden.
10? Bekijk waarover er is gepraat
Aan het einde van de discussies bekijkt u met anderen wat er is besproken en welke beslissingen zijn genomen. E-mail deze informatie vervolgens naar hen. Hierdoor kunt u de resultaten van de vergadering beter zien.
- Carrière en financiën
- 1,230
